Alejandro Pelegrín (29-11-2025)
“No es suficiente estar ocupado; también las hormigas están ocupadas. La cuestión es: ¿En qué estamos ocupados?”
Henry David Thoreau. Escritor, Filósofo y Naturista estadounidense.
La mayoría de las personas no tienen un problema de falta de horas para sacar su trabajo; sino de fugas de tiempo. A lo largo del día se cuelan pequeñas cosas que parecen inocentes, pero que sumadas, hacen que la jornada se vaya sin haber avanzado en lo importante.
1. Móvil, RRSS, y Correos electrónicos:
- Revisar constantemente las RRSS.
- Mirar WhatsApp cada pocos minutos en lugar de en momentos concretos.
- Atender llamadas personales en horario de máxima concentración.
- Revisar el correo electrónico de forma continua, como si fuera un chat.
Cada vez que haces una de estas cosas, rompes el hilo de lo que estabas haciendo y tardas varios minutos en “volver a entrar” en la tarea.
Qué hacer. Mi consejo se basa en mi experiencia personal (y funciona):
- Revisa las RRSS lo último del día.
- Revisa y contesta al WhatsApp entre tarea y tarea.
- No cojas el teléfono si estás en una tarea importante (silencia el móvil). Devuelve la llamada cuando termines esa tarea.
- Revisa y responde al correo electrónico a primera hora de la mañana y de la tarde.
2. Desorganización:
- Duplicar trabajo por falta de organización.
- Buscar continuamente información porque no recuerdas dónde la guardaste.
- No usar herramientas digitales y seguir con procesos manuales repetitivos.
Cuando no hay un sistema organizado de archivo aparecen versiones diferentes de un mismo documento, tareas que se repiten, y mucho tiempo perdido buscando archivos, correos o datos básicos.
Qué hacer:
- Trabaja en la nube. Archiva toda tu información (incluso los correos electrónicos) en directorios por empresa. Da igual que la empresa sea un proveedor, un cliente, un banco, etc. Y dentro de cada empresa por Proyecto (Tarea).
- Nombre cada Proyecto de la siguiente manera para su localización posterior más rápida 2025-11-29 Escribir artículo para mi blog
- De esta forma, todos los Proyectos se ordenarán cronológicamente.
- Y recuerda que siempre tienes la opción de “Buscar” que tienen los directorios.
- Detecta tareas repetitivas (pasar datos, clasificar correos, avisos de plazos) y busca automatizarlas.
3. Conversaciones, reuniones e interrupciones constantes
Rutinas que restan productividad:
- Demasiado tiempo en conversaciones informales con compañeros.
- Reuniones innecesarias o demasiado largas, sin objetivos claros.
- Microgestión: revisar cada detalle de lo que hacen tus empleados.
- Networking superficial (cafés, llamadas sociales) que no aporta nada al negocio.
Esto es la mayor pérdida de tiempo.
Qué hacer:
- Limita las reuniones y marca un objetivo claro en ellas.
- Convoca a las reuniones a las personas realmente necesarias.
- No aceptes reuniones improvisadas.
- Bloquea en el calendario “horas de concentración” donde no se interrumpe salvo urgencias.
- Pasa de la microgestión al trabajo por objetivos.
4. Procrastinación, multitarea y perfeccionismo:
- Procrastinar tareas pequeñas que se acumulan y generan sensación de caos.
- Trabajar en multitarea: saltar de una cosa a otra continuamente.
- El perfeccionismo: alargar tareas sin aportar valor real.
- Tomar decisiones sin datos y tener luego que rectificar y repetir procesos.
- No establecer prioridades en el trabajo diario.
Estar siempre ocupado no es lo mismo que ser productivo. La multitarea, el perfeccionismo y la falta de prioridades hacen que el día se llene de actividad improductiva.
Qué hacer:
- Aplica la “regla de los 2 minutos”: si algo tarda menos de 2–3 minutos, hazlo ahora.
- Trabaja una Tarea tras otra, sin mezclar correo, llamadas y Tareas.
- Lo primero, cada mañana, prioriza tus Tareas.
- Pregúntate: ¿esto necesita ser perfecto o simplemente correcto y a tiempo?
5. Pausas mal gestionadas: ni esclavo del café ni esclavo de la silla
Rutinas que restan productividad:
- Hacer siempre la misma pausa del café.
- No hacer pausas y no levantarse de la mesa durante horas.
Si cortas tus tareas para tomar café, tardarás varios minutos en retomar esa tarea después. Y no descansar quema tu capacidad de concentración.
Qué hacer:
- Haz pausas cortas (5–10 minutos) cuando veas que lo necesitas. Levántate, muévete y desconecta unos minutos de la pantalla.
- Y el café, entre Tarea y Tarea.
¡Aplícalo! A mi me funciona a la perfección.
Si cuando lo hagas te surgen dudas, envíame un mail a alejandro.ps@redinn.es. Estaré encantado de ayudarte.
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